企業の警備員(27歳くらい頃)
電話の転送についても苦い経験がある。
<知らなかった> 転送するという気づかい
企業の施設警備の仕事をしていたときだ。
多くの企業では、施設の管理運営は総務部の担当だ。
そして総務部が施設運用における一部の業務を警備会社に委託している。
そのため警備員は総務部長には頭が上がらない。
下手打って契約を切られたら一大事である。
私が入社間もなくのある日、総務部長から電話が掛かってきた。
総務部長「○○さん(隊長)います?」
私「○○室にいます。」< 隊長は○○室で書類の整理をしていると言っていた>
総務部長「・・・」
私「あのう○○室ですが。。」
総務部長「・・・」
私「あぁぁ・・・(部長の無言に何も言えなくなった)(汗)」
総務部長「はあ・・(ため息)」
私「え、あ、あ (汗)(汗)」
総務部長「その部屋の内線は何番ですか!」
私「え、あ、はい。xxxxです。」
総務部長「今度から転送してくださいね!」
ガチャリ!と受話器を置かれてしまった。
私は部屋の名前さえ伝えば問題ないと思い、全く気の利いた対応が出来なかったのである。
他者へのほんの少しの配慮が足りないだけで怒らせてしまうこともある。
管理職の方々は忙しいので、なるべくスムーズに業務が運ぶような対応を意識したい。
固定電話の転送方法を覚える
固定電話の転送方法は機種によって若干違いがあるだろうから、職場の先輩にあらかじめ聞たほうがよい。
以下簡単ではあるが参考にしてほしい。
転送の仕方は、
保留ボタンを押し→転送先の内線番号を入力→転送先の相手が出たら「○○さんから電話です（あと用件)」を伝え「(転送先の相手が)わかった」と言えば、そのまま受話器を置けばばよい。
転送先に相手が居なかった際は、
転送先の内線番号を入力→相手が電話に出なければ、再度保留ボタンを押して保留を解除→「○○は(転送先の)席を外しているようなので戻ってきたら直ぐにコールバックさせます」
スマホ社会ではあるが、会社では固定電話が使われているので最低限の操作だけは覚えておこう。
